La videollamada ha llegado para quedarse y ésta, es una buena noticia. Ha permitido a muchas empresas garantizar la continuidad de su negocio y, también, explorar nuevas y, en muchos casos, mejores hábitos de trabajo. Las posibilidades que ofrece la video llamada son muchas, y en épocas de “distanciamiento físico”, que no “social”, ayudan a los equipos a lograr objetivos comunes, aprender nuevas habilidades y desarrollar proyectos de forma eficiente. Aunque también la video llamada puede convertirse en una “pesadilla” para la correcta gestión del tiempo, sino descartamos algunos hábitos que pueden ir en contra de su efectividad.
Tips para realizar una buena videollamada
1.- Tenga una agenda
Es clave para no derivar la reunión a asuntos dispersos o tener reuniones interminables. Puede ser importante, hacer un “calentamiento” al principio, donde nos saludamos, preguntamos unos por otros, y, muy importante, no vale “quejarse”, que se concluye con una bienvenida formal, y un repaso de los puntos a tratar, junto con el objetivo que se persigue con cada uno de ellos. Esta agenda debe estar en la pantalla de forma permanente. Nos ayudará a mantener la agilidad y efectividad de la llamada.
2.- Establezca un proceso y reglas para cumplirlo
Si no se configura un proceso para turnarse para hablar terminarán interrumpiéndose constantemente. Muchas veces se responde a un comentario varias veces y es muy común pisarse en las conversaciones. Tenga un moderador, silencia micrófonos y que “levanten la mano” para intervenir. Nombre específicamente a quién va dirigida una pregunta o un comentario, al no existir el contacto visual es fácil que no se de por aludido el interesado o responda otra persona, o, todos a la vez. El interviniente debe asegurarse que todo el mundo le sigue, con preguntas …. ¿He sido claro…? ¿Cómo lo veis ….? ¿Qué os parece esta propuesta? Y nombre al/los implicados.
3.- Asegúrese que lo que vas a hacer requiere de una videlollamada
Y no, de un mail concreto o una llamada telefónica. Es mejor atenerse a los temas que afectan a un conjunto de personas y todas ellas están involucradas en el proceso. Si un tema necesita de discusión y planificación , entonces, se justifica plenamente la video llamada, pero si solamente es una consulta o ratificación, utilice otro medio.
4.- Cuide el ambiente y el entorno.
Muchos profesionales ahora están haciendo malabarismos con demandas familiares y la realidad de trabajar desde casa. En estas condiciones, no tener la configuración perfecta del espacio de trabajo es completamente comprensible. Sin embargo, encontrar un lugar donde pueda concentrarse durante las videollamadas es crucial. Si el espacio de trabajo del trabajador no está claro, es fácil distraerse, lo que puede hacer que pierda puntos clave de la llamada o preguntas importantes. Comience por tener un área tranquila e iluminada, un lugar que sea brillante y donde pueda concentrarse. Y pacte con las personas que, también están en la casa unas reglas básicas para poder realizar la tarea, siempre con flexibilidad.
5.- Multitarea
No está engañando a nadie si piensa que revisar su teléfono o responder correos electrónicos no tiene impacto en usted y en la reunión, así que evite la tentación de hacer otras cosas mientras está en una videollamada. Evítelo, entre otras cosas, porque se nota.
6.- Silencie su micrófono
Mantener el micrófono encendido cuando no esté hablando es una distracción para otros asistentes, especialmente si todos lo hacen al mismo tiempo.
7.- Aumente su compromiso
Para muchas personas la situación actual es francamente devastadora. Compartir miedos y ser honesto es saludable y humano. Pero quejarse sin parar o usar a sus compañeros de trabajo como un saco de boxeo emocional puede volverse tóxico. Comprender la realidad y aportar soluciones para salir reforzados es más importante ahora. Si no está en esa línea, muchas veces es mejor callar, al menos en ese momento.
8.- Escucha activa
Respete los turnos y tome nota de todo, al mismo tiempo, puede dejar sus preguntas en el chat abierto. De esta forma podrá seguir mejor la conversación y mantener el foco de atención en lo importante, además de respetar a los demás y a usted mismo. Son ocho tips que si los ponemos en funcionamiento nos harán ganar en tiempo y efectividad.
Cuidémonos.
